Teknikk på konferanser

Slik får du den perfekte gjennomføringen på konferansedagen

Det er mye å ta stilling til når man skal arrangere konferanse, og den tekniske biten blir ofte nedprioritert. Mange tenker at det ikke er så farlig hvis man «bare» skal holde en presentasjon, og at det ikke krever store tekniske ferdigheter å snakke i en mikrofon. Men det er likevel et par ting man bør være klar over når man skal arrangere en konferanse med en eller flere foredragsholdere. Derfor har vi laget en liten oversikt over hva som kan være lurt å ha tenkt gjennom før selve konferansedagen. 

Hvorfor er det viktig å tenke på teknikken på konferansen?

«Er denne på?»

.... 

«Hva med nå da?» 

.... 

«Hører dere meg bakerst? Ok, DA kan vi endelig gå i gang»

Kjenner du det igjen? Vi har vel alle vært der: en konferansier introduserer neste taler med stor innlevelse, og vedkommende entrer scenen til applaus og fulle forventninger. Så følger et par minutter med knoting i det mikrofonen overleveres til taleren. En skulle kanskje ikke tro at det har så mye å si, men flere av tilhørerne vil faktisk miste konsentrasjonen og ikke klare å følge med på foredraget. 

Teknisk bistand på konferansen

På en konferanse er det som regel flere forskjellige foredragsholdere/talere som skal gi deltagerne faglig og inspirerende påfyll. Skal du arrangere en konferanse anbefaler vi deg å vurdere behovet for å leie en profesjonell AV-tekniker som kan bistå med planleggingen og gjennomføringen. Ingenting er kjedeligere enn når foredraget blir avbrutt av at lydfilen eller videoen ikke kan spilles av, eller hvis lyden forsvinner i mikrofonen. Da er det en trygghet for deg å ha en tekniker til stede som kjenner det tekniske anlegget i lokalet, og som kan finne – og ikke minst rette – feilen med én gang.  

Se og bli hørt: Bruk mikrofon! 

I en stor konferansesal er det alltid nødvendig at foredragsholderen bruker mikrofon, slik at alle deltagerne hører hva som blir sagt. Noen talere hevder at stemmen deres bærer over hele lokalet, men glemmer fort å snakke høyt og tydelig når de blir engasjert. Dette skaper en dårlig opplevelse for tilhørerne som må anstrenge seg for å høre hele foredraget. Derfor er vi overbevist om at alle foredragsholdere og talere på en konferanse bør bruke mikrofon. 

Er det flere enn én foredragsholder, anbefaler vi alltid å bruke flere mikrofoner. Da kaster man ikke bort unødig mye tid på å finne riktig lyd, og alle kan konsentrere seg om det de skal; nemlig fullt fokus på foredraget. 

Alle foredragsholdere bør bruke mikrofon, slik at alle tilhørerne får med seg det som blir sagt.

Alle foredragsholdere bør bruke mikrofon, slik at alle tilhørerne får med seg det som blir sagt.

Bekymret for at presentasjonen ikke skal gå bra? 

Det er mye som kan gå galt når man skal holde en presentasjon – små detaljer som virker ubetydelige i forkant av konferansedagen. Lyd, videoavspilling, ulike laptoper, manglende overgang er bare noen eksempler. Vi ser overraskende mange som ikke har sjekket opp hvorvidt de kan koble til laptopen til det tekniske anlegget i vårt konferanselokale. 

God forberedelse gir god gjennomføring

Derfor anbefaler vi alltid at alle foredragsholdere sender inn sin presentasjon i forkant av konferansedagen, eller ev. at de kommer før konferansen starter og overleverer presentasjonen. Gjør alle det, kan teknikeren lagre alle presentasjonene på en maskin som han/hun vet er kompatibel med husets tekniske anlegg. Videre kan teknikeren gå kjapt gjennom alle slides og kontrollere at alle lenker og lydfiler fungerer som de skal, stille inn lyden og sørge for at bildet på lerretet blir optimalt.

Når konferanselokalet klargjøres, bør også tekniker være til stede og teste at alt fungerer som det skal. Alle mikrofoner bør testes og stilles inn slik at man hører lyden godt i hele lokalet, og alle presentasjoner bør gås kjapt gjennom for å se hvordan de blir på lerretet. Videre bør alle lenker (som er nedlastet på forhånd, se under) klikkes på for å se at man faktisk får opp riktig video eller lydfil. 

På Gamle Museet har du også muligheten til å livestreame foredrag eller spille av presentasjoner til ulike skjermer i andre deler av lokalet. I slike tilfeller er det alltid viktig å teste teknikken i forkant, slik at alt forløper som det skal og man ikke bruker unødig mye tid på å løse problemer. 

Som arrangør kan det være lurt å samle inn alle presentasjonene på én maskin i forkant av konferansedagen.

Som arrangør kan det være lurt å samle inn alle presentasjonene på én maskin i forkant av konferansedagen.

Unngå lenker i presentasjonen

OBS! Vi anbefaler ingen youtube-lenker eller lenker direkte i pdf-/powerpoint-presentasjonen som er avhengig av nettilgang under presentasjonen. Disse bør lastes ned på forhånd, i tilfelle man skulle miste forbindelsen i feil øyeblikk. 

Trenger jeg lydtekniker?

I enkelte tilfeller kan det også være lurt å vurdere å leie inn en lydtekniker, spesielt hvis lokalet er stort. Med fullsatt sal er det viktig å påse at lyden bærer gjennom hele lokalet, også til de på bakerste rad. Alle deltagere skal ha samme opplevelse, og en lydtekniker kan med enkle grep sørge for at alle hører hva som blir sagt.  

Er det billigere å ha med en egen tekniker?

Mange vil spare på utgiftene, og ønsker ikke å betale for ting de strengt tatt ikke har behov for. Det har vi stor forståelse for, og er helt enig i at det er lurt å spare utgifter der man kan. Samtidig vet vi hvor viktig det er at teknikken flyter på en konferansedag. Store firmaer har gjerne en egen inhouse-tekniker som kan alt om firmaets innkjøpte utstyr. Det kan være fristende å ha med sin egen tekniske support som kan bistå i konferanselokalet.  

Vi pleier å fraråde våre kunder å ha med egen tekniker, og anbefaler alltid at man leier tekniker via oss. De kjenner huset og er ansatt i det firmaet som har installert alt av teknisk utstyr på Gamle Museet. Dette vil sikre garanti på leveransen og samtidig er utstyret forsikret via tekniker. 

Mange konferanselokaler har investert i en grunnpakke med eget teknisk utstyr som passer optimalt i det aktuelle lokalet. Det er ikke nødvendig å betale for mer teknikk enn nødvendig, og teknikeren kjenner til anleggets muligheter og begrensninger. Utnytt fasilitetene som finnes i lokalet, og benytt deg av kunnskapen de sitter med for å få best mulig resultat.

Vi hjelper deg med å finne riktig løsning 

Har du noen spørsmål? Kartlegg hva du trenger, så kan vi hjelpe deg med å finne den riktige løsningen for ditt arrangement. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.