Hvordan velge riktig konferanselokale?

 

Endelig er dagen her! Spent og litt smånervøs drar du ekstra tidlig hjemmefra. Det er lurt å være på plass i god tid før konferansen starter, i tilfelle noe må ordnes i siste liten. Har du husket alt? 

Det kan være tidkrevende å planlegge en større konferanse. Mange små og store detaljer skal på plass, og man vil jo at alt går på skinner. 

Den viktigste avgjørelsen du skal ta er egentlig å velge konferanselokale. Det er viktig å finne et sted som har plass til alle deltakerne, og som har de fasilitetene du trenger for å gjennomføre ditt arrangement. Hvilke ting bør du tenke på før du velger konferanselokale?

Det tekniske må på plass

Hva slags teknisk utstyr trenger du? Mikrofon, lerret, projektor, høyttalere, skjermer, overganger til alle mulige laptoper osv. Hvordan bærer lyden i en stor sal hvis dere er flere hundre? Det er ganske stor forskjell på konferanselokaler, og det er lurt å tenke over disse tingene når du skal velge lokale. Her kan du forøvrig lese våre tips til teknikk på konferansen.

Og så må du ta stilling til hva slags mat du ønsker servert og andre detaljer som antall toaletter, om lokalet har et registreringsområde og om det er mulighet for å avslutte dagen med en festmiddag.

Hvilket konferanselokale du velger avhenger også av hva slags type konferanse du skal ha. Skal det være en tradisjonell konferanse, en lansering eller en messe? En messe krever for eksempel større plass til stands og utstillingsområder.

Det er viktig å finne et lokale med god plass til mingling i pausene.

Det er viktig å finne et lokale med god plass til mingling i pausene.

Til messer trenger du et stort lokale med mye luft og plass til utstillere.

Til messer trenger du et stort lokale med mye luft og plass til utstillere.

Det er ingen skam å be om hjelp

Trenger du hjelp med planleggingen? Vi har lang erfaring med alle typer konferanse, og hjelper deg med å få på plass alle detaljene. Hos oss vil en prosjektleder koordinere hele opplegget for deg. Det er naturligvis du som bestemmer hvordan du vil at ting skal være, men du slipper å forholde deg til mange leverandører og ulike kontaktpersoner. Dette ordner vi for deg, så du kan konsentrere deg om å planlegge den faglige delen.

Høres det interessant ut? Ta kontakt så kan vi ta en prat om hva du ser for deg. Vi gleder oss til å høre fra deg.

Les mer om konferanselokaler vårt, og hvilke muligheter du har hos oss.

 
Marianne Braadland-Konstali